Till toppen

Tips för att hålla framgångsrika digitala workshops

De negativa effekterna av dålig workshopteknik förstärks när man har workshops digitalt snarare än face-2-face. Det är svårare att upprätthålla fokus och skapa engagemang och delaktighet i en digital workshop.

Det beror bland annat på att alla de uttryckssätt och signaler som vi skickar mellan varandra när vi möts i riktiga livet inte går fram lika tydligt på en digital workshop. Vid telefonmöten ser man inte varandra och i online-möten med video är det ibland en liten fördröjning innan det vi säger eller visar når de andra workshopdeltagarna.

Det kan också vara lättare att deltagarna störs av andra saker i sin närhet eller att ni får teknikproblem såsom att uppkoppling, mikrofoner, ljud eller kamera strular.

Läs vår artikel där du bl.a. får tips på digitala verktyg för att skapa engagemang:

Ha en tydlig struktur för workshoppen! Det blir sällan bra när man inte riktigt vet vad som ska avhandlas och när workshopdeltagarna talar i munnen på varandra. Detta är ett tips som även gäller workshops face-2-face men som blir extra viktigt för digitala workshops. Förtydliga redan i inbjudan vad syftet med workshoppen och dess agenda är. Ifall ni ska gå igenom en presentation eller annat material på workshoppen så skicka gärna ut detta i förväg så att deltagarna har möjlighet att förbereda sig.

 

Spela in workshoppen. Är det många som inte kan delta på workshoppen kan det vara värdefullt att spela in den. De flesta samarbetsverktyg såsom MS Teams, Skype, Zoom, Lync, Slack med flera har stöd för att spela in. Inspelningen aktiveras med en enkel knapptryckning och sparas vanligtvis i molnet för senare nedladdning. Tänk på att långa inspelningar med video eller skärmdelning kan ta rätt mycket plats (flera hundra MB) och går sällan att distribuera via mail, använd istället Sharepoint eller någon annan fildelningstjänst.

 

Be deltagarna i workshoppen att hjälpa till! Ifall en viss expert deltar kanske den personen kan hjälpa till att dema någon viktig systemfunktion eller presentera en del av materialet. Be någon hjälpa dig att ta anteckningar. Någon deltagare kanske t.o.m. kan förbereda och hålla i en del av workshopen, är det en lång workshop behöver man ändå bryta ner alltsamman i flera delar.

 

Överväg vilken typ av workshop du ska ha! I en uppstartsworkshops där man vill lära känna varandra är ofta social kontakt högsta prioritet, då kan t.ex. video var till stor nytta. I kreativa workshops kan det vara användbart att nyttja hjälpmedel för generera idéer och skapa tillsammans (se tips längre ner i artikeln). I arbetsmöten kan man med fördel använda andra verktyg för att logga och fördela arbetsuppgifter såsom JIRA, TFS eller MS Planner. Vid informationsmöten är det vanligtvis bättre att dela skärm med en förberedd presentation/demo. I beslutsmöten är det viktigt att förtydliga vilket beslut som ska tas, av vem, vilka alternativ som finns, på vilka grunder beslutet ska fattas och hur det sedan ska dokumenteras och kommuniceras.

 

Testkör tekniken dagen innan du håller i din workshop. Ifall du ska nyttja ny teknisk utrustning (t.ex. ett nytt headset) eller ett nytt hjälpmedel (t.ex. Mentimeter) är det extra viktigt att du testkör dagen innan. (Detta är extra viktigt ifall det rör sig om en stor workshop med många deltagare.) Kolla av så att din internetuppkoppling fungerar och stabil, överväg vad du ska göra ifall ditt internet kraschar (t.ex. starta om routern, koppla upp dig med mobil hotspot eller ringa in till workshoppen med telefonen). Dubbelkolla så att din mikrofon och ljud fungerar innan workshoppen och att du inte har eko eller rundgång. Sätt dig på en plats där du inte blir störd av oljud eller andra distraktioner, ifall du ska dela video kan du behöva överväga vad du har för ljussättning, klädsel och bakgrund.

 

Använd verktyg för att skapa engagemang och delaktighet! Exempel på verktyg är Mentimeter, Kahoot, Google Jamboard eller Microsoft Office Online.

Mentimeter

Mentimeter används för att skapa interaktiva presentationer där dina workshopdeltagare kan koppla upp till presentationen med hjälp av sina smartphones och svara på frågor. Svaren som skickas in aggregeras i realtid på olika sätt, t.ex. i ett s.k. ”word cloud” (se bild nedan). Dessa aggregerade svars-resultat går sedan att sparas ner och användas som dokumentation. Den här typen av funktioner är perfekt till kreativa brainstorming-sessioner eller idégenerering. Gratisversionen tillåter dig att skapa 2 slides per presentation men du kan annars skapa flera olika presentationer eller skapa slides ”on-the-fly”.

Kahoot

Kahoot är ett verktyg för att skapa lekfulla quizar. Förbered ett antal frågor med svarsalternativ och kolla om dina workshopdeltagare hänger med. Deltagarna tävlar mot varandra och ges mer poäng ifall de är snabbare på att svara (vilket i princip gör det omöjligt med delad förstaplats). Workshopdeltagarna kopplar upp sig på kahoot.it med sina smartphones genom att fylla i en kod till just din presentation. Gratisversionen tillåter dig att ha quiz med upp till 10 workshopdeltagare, uppgraderar du till betalversionen får du också möjlighet att skapa coolare frågor (t.ex. med bilder som svarsalternativ).

Google Jamboard

Google Jamboard är en kollaborativ whiteboard, d.v.s. en whiteboard där flera personer kan måla, skissa, klistra in bilder eller skapa post-it-notes tillsammans. Alla som bjuds in har möjlighet att editera tillsammans (men det går också att begränsa rättigheter). Google Jamboard fungerar på samma sätt som Google Docs, d.v.s. att det går att bjuda in andra deltagare med hjälp av att dela en länk. Microsoft har också ett motsvarande alternativ till Google Jamboard som heter Microsoft Whiteboard, tyvärr fungerar Microsft Whiteboard inte utan inloggning på ett Microsoft-konto (gamla Hotmail/MSN/Live). (Obs! Ett Microsoft-konto:gamla är inte samma sak som ett Office365-konto).

Microsoft Office online

Microsoft Office online kan också vara till stor nytta för att skapa engagemang och delaktighet i en workshop (inte minst då man vill arbeta och producera saker tillsammans under workshoppen). Bygg processkartor tillsammans i Powerpoint online, författa affärsidéer i word online editera tabeller i excel online och dela filer med hjälp av Sharepoint. Har man inte tillgång till Microsoft Office Online så har Google online motsvarande program.

Vi på CoreChange är taggade och redo att hjälpa er!

För mer information hör av er till Marie Almlöf!

marie.almlof@corechange.se