Till toppen

Molnlösningar och inköpssystem!

Lär känna Susanna som älskar lösningsarkitektur och brinner för molnlösningar och inköpssystem! Nedan delar hon med sig om lärorika erfarenheter från spännande projekt.

Susannas nuvarande projekt innebär en tung roll (inom en stor myndighet) som lösningsarkitekt inom dels förvaltningen men hon arbetar också med att driva nya utvecklingsprojekt. Myndigheten har flera olika regleringar och förordningar som IT-arkitekturen är tvungna att följa. Ett specifikt projekt syftar till att standardisera inköps- och fakturaflödet enligt PEPPOL som är den nya EU-standarden som började gälla 2019 för svensk, offentlig sektor. Till detta projekt hör också en ny upphandling av en VAN (Value Added Network) operatör som hjälper till att bl.a. styra e-fakturor och beställningar till rätt mottagare.

Genom att genomföra denna förändring så kommer myndigheten att gå över till PEPPOL BIS, som är den senaste standarden för elektroniska filer inom EU för offentlig sektor, samt effektivisera underhållet med att ha aktuell adress till kunder och leverantörer i form av ett s.k. PEPPOL ID. I korthet innebär PEPPOL ID att rätt adress hittas via en access-punkt i ett globalt gemensamt register och på så sätt styra filen (fakturan) till mottagaren, detta istället för en mejladress.

I och med att denna myndighet av olika anledningar ej kan använda sig av molnlösningar så måste systemförvaltningen tänka annorlunda när de förändrar systemlandskapet. Susanna arbetar tätt med arkitekten för integrationer och projektledaren för att kunna hantera alla de frågor och utmaningar som uppstår i projektet och för att kunna nå målet att förenkla det systemlandskap med de lösningar som finns idag till att bli enklare och på så sätt lättare att förvalta.

I och med att myndigheten måste använda sig av den offentliga upphandlingsprocessen så måste IT-leverantörerna upphandlas på nytt efter ett visst antal år för att på så sätt konkurrensutsättas. Denna faktor måste också bakas in i systemförvaltningen så att det går att byta ut leverantörer på ett smidigt sätt och därmed undvika att verksamheten inte byggs fast i oflexibla och omoderna systemlandskap.

 

Topp tre utmaningar:

  • Från början så väntade hela verksamheten på att upphandlingen av den nya operatören skulle bli färdig innan PEPPOL-implementationen påbörjades. Dock gick detta alldeles för långsamt så Susanna fick idén att parallellt arbeta med att införa PEPPOL-standardiseringen för att på så sätt påskynda progressen. Detta parallella arbetssätt gjorde att komplexiteten i projektet minskade och verksamheten hade lättare att se vinningen med projektet. Så från att hantera en enorm upphandling gick man till att dela upp den och kunde specificera upphandlingen av ny VAN-tjänst och samtidigt genomföra övergången till PEPPOL-standardiseringen.
  • En annan framgångsfaktor som Susanna har använt sig av är att kommunicera och hitta de rätta argumenten för att de intressenter som har beslutanderätt verkligen förstår värdet av de tekniska förbättringarna. Att kommunicera att projekten bidrar till en modern lösning som kommer vara lättare att förvalta framåt och minskar antalet incidenter radikalt är fakta som bidrar till att verksamheten förstår värdet av en förändrad integration.
  • Ingen i organisationen hade erfarenhet av att arbeta med PEPPOL och det gjorde att Susanna tog rollen som den som läste på och utbildade sig inom detta område. Genom att vara den som hade kunskapen kunde hon också argumentera och övertyga organisationen om fördelarna av att gå över till denna standard.

 

Topp tre framgångsfaktorer:

  • Uppdelningen av projektet i två delar, upphandling respektive implementation, bidrog till att göra det mer begripligt för beslutstagarna och renodlade de två delarna vilket förenklade strukturen och progressen.
  • En stor framgångsfaktor har varit att samarbetet mellan de tre olika representanterna; Projektledaren för upphandlingen, tekniska projektledaren (Susanna) och arkitekten för integrationerna har varit väldigt bra. Alla tre har olika kontaktnät i organisationen, stöttar varandra och diskuterar nästa steg osv. Genom de olika kontaktnäten lyckas de täcka de flesta intressenter i organisationen.
  • Att kunna anpassa sin kommunikation så att den passar mottagaren genom att tex inte ta med de tekniska detaljerna när du pratar med en verksamhetsperson utan fokuserar på värden som är relevanta för verksamheten bidrar till att öka förståelsen till varför implementationen behövde prioriteras.

 

Vilken är din superkraft Susanna?

Jag utmanas av att ingen från början vet hur vi ska lösa en uppgift utan att jag får klura på hur den bästa lösningen ska se ut. Jag är inte rädd för att pröva mig fram och utforska okänd mark utan blir triggad av den utmaningen. Jag tycker också det är spännande att lära mig nya saker så jag tar gärna kontakt med personer som kan mer om ämnet (tex på andra myndigheter som använder PEPPOL) de flesta vill gärna dela med sig av sin kunskap och tycker det är kul att man frågar. Sen är jag en fena på att se hur lösningen ska hålla ihop, även i komplexa och omfattande systemlandskap. Jag skapar i tanken en röd tråd som går genom hela lösningen på vilken jag hänger upp alla delar och på så vis kommer jag ihåg all info för att kunna binda ihop säcken.

Susanna är också expert och certifierad inom SAP:s Ariba Snap, som är en delpaketering av Procure to Pay (P2P) anpassad för medelstora bolag, baserad på den omfattande Ariba-plattformen. Ariba Snap fokuserar på de operativa inköpsdelarna såsom att få till kontrakt och beställningar, samt maximera automatiserat faktura- och betalningsflöde. I denna produkt kan kunden på kort tid driftsätta en lösning som är enkel att komma igång med och är kompatibel att integrera med andra tredjepartsprodukter.

 

Vid pennan Louise Oltander Renvall

Vill du veta mer?

Hör av dig till Susanna:

susanna.sawano@corechange.se